Compartilho com vocês os aprendizados obtidos com a leitura do livro "Gerencie Sua Mente Não Seu Tempo". Pelo menos os atrasos em vôos no Brasil me trouxeram algum benefício, pois me proporcionaram algumas visitas às livrarias de aeroportos.

Seguem algumas conclusões:

O autor apresenta uma série de técnicas para aumentar a produtividade pessoal. A principal delas se refere ao seguinte ponto: para você ser mais produtivo, você precisa "esvaziar a sua mente", para que possa focar energias naquilo que é realmente importante, retirando os projetos inacabados ou não realizados que tanto incomodam e tiram nosso foco. A ideia é concluir os projetos inacabados e fazer uma lista daqueles que ainda serão feitos. Tendo essa visibilidade e sabendo que tudo esta endereçado, você começa a perceber que é mais produtivo sabendo que está fazendo o mais importante e que todo o resto está previsto para ser feito em outro momento.

Quem nunca chegou no quarto e olhou para a estante e pensou: “Poxa, ainda tenho que ler aquele livro, aquela revista, redigir aquele artigo”? São os inúmeros projetos inacabados que nos atormentam no nosso dia-a-dia.  

A grande sacada do autor é ter sistematizado a idéia de que a fonte do estresse está relacionado ao número de tarefas a serem feitas e que não estão planejadas. Daí vem a sensação de que tem muita coisa pra fazer, não dá pra fazer tudo. E quando passamos a identificar esses itens, planejá-los, mapear as interferências e ajustar o plano, estaremos mais focados e confiantes de que tudo será feito e concentrando toda a energia no que está sendo feito naquele momento. Portanto, planejamento e execução focada é a chave do sucesso. Com relação a isso, observe o que o autor cita no livro: "Uma lista de projetos completa e primorosamente definida, mantida, atualizada e revisada pelo menos uma vez por semana, é um elemento chave para a produtividade livre de estresse.”

Um outro ponto que ele discute é vencer a barreira de iniciar uma tarefa complexa ou projeto grande. Muitas vezes, postergamos o início da execução de uma tarefa em função da insegurança ou complexidade de execução. Para isso, ele sugere definir ações mais factíveis para esses grandes projetos, para que a atitude de começar algo vença essa barreira do desconhecimento. Eu tive a oportunidade de fazer isso, não executando a tarefa em determinado momento por achar complexa e demorada, mas no final você descobre que era mais simples do que você imaginava e que poderia tê-la feito muito antes.

Além de ser importante esvaziar a mente para ser mais produtivo, isso também torna o indivíduo mais criativo e apto a fazer escolhas.

O conceito a seguir é interessante para aqueles que acham que planejar é perda de tempo: "Quando você mais precisa planejar é geralmente quando você acha que não tem tempo. Quando você mais precisa se organizar é quando você menos sente que pode se permitir fazer as coisas necessárias a esse fim". Quando tenho tempo livre, é mais tranquilo para que eu possa planejar. Entretanto, o planejamento é mais importante quando o tempo é escasso e seu uso precisa ser otimizado.

Por Alércio Bressano 

Nos dias 29, 30 e 31 de Agosto de 2007, na capital Baiana, ocorreu o maior evento nacional sobre Gerenciamento de Projetos. Ricardo Viana Vargas, José Finocchio Jr., Américo Pinto, entre outros grandes nomes do mundo Project Management.

Encontrei nesse evento alguns representantes de Sergipe: Gerente de TI do SergipeTec (Marcus), Gerentes de Projetos do Gbarbosa (Roberto, Telmo, Rose e Carina), Gerente de Projetos da Chip&Cia (Adriano) e Gerentes de Projetos do Banese (Marcos Xavier e Sara).

Seguem as palestras que tive a oportunidade de participar no evento e respectivos comentários:

[Conferência de Abertura] Biocombustíveis: Novas Perspectivas de Investimento (Graça Foster, Presidente da Petrobrás Distribuidora S.A.): Foster mostrou nessa palestra os projetos que foram criados para a concepção do BioDiesel e os métodos e técnica utilizados para conduzí-los. Impressionante a complexidade desses projetos, pois envolvia interesses de diversos ministérios e entidades do governo.

[Mesa Redonda] Quantificando e Qualificando o Gerenciamento de Projetos (Farhad Abdollahyan, Rosária Russo e Carlos Tapia): Rosária mostrou a pesquisa de benchmarking na área de gerenciamento de projetos; Tapia falou sobre o IPA, empresa que trabalha com consultoria em projetos para análise de viabilidade e comparação (essa empresa possui dados sobre 10.000 projetos de diversas áreas); Farhad falou sobre o PRINCE2, certificação e metodologia do governo britânico, fazendo uma comparação com o PMBOK e PMP.

[Palestra] Valor do Gerenciamento de Projetos (Ricardo Viana Vargas): nessa palestra, RV fez uma excelente apresentação da importância do gerenciamento de projetos para as organizações. Segundo ele, os projetos nasceram para fracassar e deve existir um esforço para não deixar que isso ocorra. Daí ser fundamental ter previsibilidade e visão holística.

[Palestra] Case Braskem: uma sistemática de gerenciamento de projetos de classe mundial (Carlos Adolpho): foi apresentada a metodologia da Braskem para gestão dos projetos industriais na organização.

PMO Maturity Cube: como avaliar a maturidade de um Escritório de Projetos (Américo Pinto): nessa apresentação, Américo mostrou um trabalho inovador para que as organizações possam avaliar a maturidade dos seus Escritórios de Projetos, visto que existem no mercado apenas modelos para avaliar a organização com relação ao gerenciamento de projetos. Uma proposta que está em desenvolvimento e avaliação com projetos pilotos em empresas brasileiras.

Uma nova geração de Escritório de Projetos: um estudo de caso sobre a implementação do escritório de projetos na empresa júnior AD&M Consultoria Empresarial (Renata Navega): essa empresa júnior é da UnB (Universidade de Brasília) e Navega apresentou como foi o processo de implantação de um Escritório de Projetos.

PMO no ativo exploratório da unidade de negócio ES da Petrobrás (Ícaro Ribeiro): Ribeiro mostrou como foi o processo de implantação do PMO e os obstáculos, considerando a mudança de cultura na organização, onde foi definido que todas as definições dos projetos teriam que obrigatoriamente passar pelo PMO. Mas ele informou que isso possibilitou maior controle e coordenação dos projetos.

Case IBM: competências em Gestão de Projetos (Arthur Szabo):  foi exibido nessa palestra por Szabo como a IBM trata a carreira dos profissionais na área de gerenciamento de projetos. Existem valores que norteiam os profissionais e um plano que permite que um GP possa chegar a nível hierárquico compatível com a diretoria, tendo os mesmos benefícios.

Relações entre competências pessoais e tipos de personalidade do gerente de projeto (Flávio Fernandes): o autor deste trabalho procurou mostrar a relação entre o modelo de competências do PMI (PMCD) e um modelo sobre perfis de profissionais de Belbin.

Criatividade e Modelos Mentais: ferramenta para a gestão de projetos (Rodolfo Rodrigues): nessa pesquisa, Rodrigues procurou mostrar a importância da criatividade no desenvolvimento de idéias em equipes de projetos.

Implantação do Escritório de Projetos no Sebrae-BA (Márcia Motta): Motta apresentou como se deu o processo de estruturação da área de gerenciamento de projetos do Sebrae na Bahia.

Facilitação: “Peopleware” para alavancar equipes (Peter Pfeiffer): palestra muito interessante que mostra como é fundamental o papel do facilitador para a coleta de idéias e tomada de decisões.

[Palestra] Gerenciamento de Portfólio de Projetos pelo método da Corrente Crítica (José Finocchio Jr.): li sobre esse método na Mundo PM e o próprio Finocchio foi autor do artigo. Achei muito interessante a estratégia de gerenciamento desse método para evitar atrasos (gerenciamento de buffers ou “pulmões”). Nessa apresentação, Finocchio mostrou essa abordagem para a gerência de portfólio. Com certeza farei um estudo mais aprofundado para aplicação prática nos projetos.

O próximo passo é consolidar as anotações registradas ao longo das palestras, os insights de idéias descritos e estruturar um plano de ação para implementação das lições aprendidas J

Por Alércio Bressano 

1. Liderança
2. Confiança
3. Visão (sugerir melhorias e entender o porquê)
4. Espírito de Equipe
5. Maturidade (solucionar conflitos)
6. Integridade (não ser excessivamente ambicioso)
7. Visibilidade  (ser voluntário)
8. Empatia (elogiar e reconhecer)
9. Otimismo (mesmo em função da pressão do trabalho)
10. Paciência

Fonte: Fantástico – Quadro “Emprego de A a Z”